УЧЕСТЬ — НЕ ПЕРЕЧЕСТЬ
Как часто управляющие собственники и наемные директора сталкиваются с проблемой учета инструментов и оборудования? В строительной отрасли это хроническая и сложно решаемая проблема. Кейс эксперта «Федерального Бизнес-журнала» — о путях решения и эффективности на примере собственной строительной компании, чей бизнес разбросан по всей стране, как и матсредства.
Моя сфера деятельности — промышленное строительство. В нашем случае основная экономическая деятельность компании ведется на удаленных от основного офиса строительных объектах, у нас их от 30 до 50 в год в различных регионах страны: от Краснодарского края до Оренбургской области. На каждом объекте трудятся от 1 до 30 ответственных специалистов, и каждый из них использует в своей работе материально-технические средства (МТС) компании, уследить за которыми при столь обширной географии довольно сложно. Долгое время проблема учета перемещений МТС между объектами являлась острейшей проблемой для компании, мы систематически несли убытки. Инструмент, оборудование, оргтехнику воровали, теряли, портили или просто забывали на каком-нибудь объекте. Приходилось постоянно приобретать новый инструмент взамен утраченному. К тому же, когда у вещи нет хозяина, она быстро ломается без должного ремонта и техобслуживания.
Сложные перемещения
Чтобы представить масштабы трагедии, немного цифр. В компании трудятся в среднем порядка 500 человек, из них 150 являются материально-ответственными лицами. В среднем в год мы строим около 40 объектов параллельно, в работе задействовано немногим более 2 500 единиц техники и оборудования. В день между объектами и специалистами происходит 30–60 перемещений разной собственности компании. Как был поставлен учет до определенного момента? Велся он из головного офиса, централизованная бухгалтерия производила перемещения с объекта на объект, с одного работника на другого. Каждое перемещение — это подписание ответственными специалистами актов передачи и накладных. Весь этот громадный объем бумаг стекается в бухгалтерию, которая постепенно вносит данные из накладных в программу складского учета. Замечу, что накладные попадают в бухгалтерию с разной степенью отставания по времени, перемещения не прекращаются — снежный ком растет. В оперативном учете возникает хаос: по складскому учету дорогой инструмент числится на одном специалисте, а по факту он уже давно перекочевал несколько раз, и найти концы порой просто невозможно.
Что в этой ситуации делают сотрудники? Правильно! Пользуются ситуацией в свою пользу. Раз нет оперативного фактического учета, значит, можно взять, никто не найдет. Случалось и такое, что хороший инструмент, стоящий на балансе компании, рабочие подменяли на сломанный, более дешевый. А еще возникает безответственность по отношению к оборудованию (собственности компании). Отсутствие ответственности или ее размывание всегда ведет к потерям для компании.
Борьба с невиновными
Мы пытались бороться с людьми, искали виноватых. Практика показала, что в таких ситуациях часто страдают невиновные. Когда вы наказываете специалиста без прямой его вины, то есть он не понимает, за что вы его наказали, это ведет к потере мотивации и ухудшению моральной атмосферы в коллективе. Наказывать всех разом, как в армии, — тоже не выход, это может привести к увольнению. Есть и еще один аспект такого наказания: даже если вы удержите стоимость оборудования, скорее всего, виновный получит меньший штраф, чем ему удалось выручить за украденный инструмент. И главное, тот, кто ничего не воровал, будет обозлен на компанию и руководство, а это возможный мотив поступить так же, как те, кто инструмент действительно украли. Ведь наказание все равно несоразмерно выгоде — последняя больше.
Уверен, что самый эффективный способ в подобных ситуациях — не провоцировать, не создавать условия для соблазна, чтобы не пришлось ломать голову, как найти виновных.
Значит, необходимо выстроить систему, которая мгновенно вычислит виновного, и ему придется отвечать за ущерб, нанесенный компании. Тогда наказание можно считать справедливым, и оно должно в несколько раз перевешивать выгоду, которую он получил. Главное, чтобы эта система не стала еще более тяжким финансовым бременем для компании, чем воровство, ведь приходится содержать слишком большой штат бухгалтеров, чтобы справиться с ситуацией.
Каждому — по молотку
Еще один способ решения проблемы — это приобретение в собственность компании такого количества инструмента и оборудования, чтобы его не приходилось постоянно перемещать между специалистами и объектами. Хороший способ, но работает он только в том случае, если у вас из года в год один и тот же набор работ, который вы ведете в одной и той же последовательности. По опыту скажу сразу: такое практически никогда не случается. Стройка — это такой вид деятельности, в котором сегодня тебе нужен отбойный молоток, а завтра торцевая пила. Задача компании — обеспечить ответственному специалисту и то, и другое. Купить инструмент на любой случай можно, но это существенные капитальные затраты, которые нескоро окупятся. Да, при таком способе решения проблемы будет порядок, так как назначается ответственный специалист, который отвечает за вверенную ему собственность компании.
Впрочем, в компании, которой я управляю уже более пяти лет, я решил действовать по-другому: комплексно и системно. У нас есть зафиксированная материальная ответственность, за нарушения или бездействие — строгое наказание. Есть и специалист по складскому учету, который аккумулирует всю информацию по движениям материальных средств компании. Часть инструмента и оборудования перемещению не подлежит, она закреплена за конкретными специалистами. Ко всему прочему мы воспользовались современными технологиями, чтобы в онлайн-режиме наблюдать за перемещением и местом нахождения инструмента в любой момент времени.
Технологии тотального контроля
Как мы этого добились? На каждый нестационарный актив компании стоимостью от 1000 рублей мы нанесли износостойкую метку с QR-кодом. Она представляет собой наклейку или жетон в виде пломбы. Здесь важен способ нанесения: метка должна наноситься на ту часть оборудования, которая меньше всего подвержена износу. В QR-коде содержится большой объем информации о единице. Советую включить наименование, марку, заводской номер, комплектность, фото, год приобретения, цену, наличие гарантии и ее срок, срок технического обслуживания, ФИО ответственного специалиста, локацию, за которой инструмент закреплен, информацию о состоянии на момент инвентаризации.
Конечно, специалистам, отвечающим за учет МТС, стоит быть внимательными, ведь недобросовестные специалисты могут их переклеивать, скажем, с более дорогого ноутбука на более дешевый, который и будет сдан при увольнении в бухгалтерию. Всегда стоит сверять метки с самим оборудованием.
После нанесения на все активы меток с QR-кодами всем материально-ответственным специалистам устанавливают программу, которая позволит считывать информацию с QR-кода и перемещать активы от одного специалиста другому в режиме онлайн. Весь этот процесс требует строгого администрирования. Необходимо назначить роли специалистам, а к ролям привязать права, обязанности и ответственность. Нельзя в руках одного специалиста концентрировать все функции: от нанесения QR-кода до регистрации данного оборудования в программе, это может привести к искажению результатов. Мы в компании распределили роли следующим образом: снабженец отвечает за нанесение QR-кода, бухгалтер по складскому учету фотографирует и вносит данные в программу, IT-специалист отвечает за стабильность работы программы и ежемесячное сохранение данных обо всех операциях. Все материально-ответственные лица отвечают за своевременное перемещение и принятие активов компании.
Затраты на реализацию данного решения были следующие: метка с QR-кодом — 70 рублей, абонентская плата за пользование программным обеспечением — порядка 25 000 рублей в месяц за 2 500 внесенных в программу активов.
Анализ нововведения
Спустя время анализируя нововведение. Скажу, что у него есть и плюсы, и минусы.
Недостатки, о которых стоит сразу сказать.
Плюсы этого решения.
Еще более прогрессивный способ контроля движения активов компании — GPS-маяки, зашитые в инструмент и оборудование с соответствующим программным софтом. Это решение позволит в режиме реального времени контролировать местонахождение активов компании и точно защитит компанию от воровства и подмен дорогого инструмента и оборудования. Но для инструмента подобных технических решений на рынке пока нет. Очевидно, что у этого способа контроля за матсредствами есть пока много недостатков: наверняка высокая стоимости маячков, автономная работа без подзарядки невозможна, малые габаритные размеры, которые позволят вмонтировать их в инструмент.
Впрочем, потребность в подобном продукте очень высока, и та компания, которая сможет предложить рынку работоспособную систему за разумные деньги, точно будет иметь успех — и не только среди строительных компаний, но, скажем, компаний по прокату инструмента и другой техники.
30–60 перемещений в день
в среднем происходит в компании. При этом в ней работает около 150 человек, а на балансе числится порядка 2 500 единиц оборудования и инструмента.
