Евгений Фролов
управляющий партнер консалтинговой компании Evolution Management
Управление бизнесом на расстоянии – желанная цель для многих предпринимателей, особенно тех, кто уже вышел на новый уровень по доходу или количеству персонала. Однако этот период показателен тем, что владелец находится в состоянии хронической оперативки и организационного хаоса. Без четкого разделения функций и совмещения должностей к собственнику стекается всё больше проблем, и вместо организованного управления он целыми днями занимается тушением пожаров и разборкой завалов. В таком положении владелец не может оставить компанию и на пару недель, чтобы съездить в отпуск. Когда он слышит про дистанционное управление компанией, у него возникает надежда, что избавиться от рутины и вылезти из оперативки возможно. Он представляет, как путешествует в свое удовольствие, а бизнес работает без него или с его минимальным участием.
Иллюзия первая: с технологиями всё возможно
Как владелец нескольких бизнесов, которому удалось перейти на дистанционное управление компаниями, должен сказать, что в представлении об управлении бизнесом на расстоянии есть некоторая иллюзия. Она заключается в убеждении, что можно внедрить какую-то продвинутую автоматизированную систему, благодаря которой бизнес будет работать и развиваться без своего владельца, пока тот создает новые и новые бизнесы.
Почему собственник верит в «волшебную таблетку» или гениального директора, которые освободят его от управления компанией? Главная причина в том, что он не очень хорошо осознает свои должностные обязанности. Особенно если совмещает функции директоров. В своих статьях по управлению я постоянно напоминаю, что ключевой функцией владельца является стратегическое управление и развитие компании. Кроме того, контроль за финансовыми потоками и внедрение системы управления, которая позволит навести порядок. Наем ключевых менеджеров, принципиальные изменения в маркетинге также происходят через владельца. Есть даже такая специальность как профессиональный владелец бизнесом, и у этой работы есть свой тайм-менеджмент.
Важно понимать: владельцу все равно нужно будет тратить время на свой бизнес. Он не может перестать им заниматься, даже если не приходит в офис ежедневно. Хорошая новость в том, что заниматься придется стратегическими функциями, поиском новых рынков, технологий и управлением стратегией, а это обычно доставляет массу удовольствия основателям компаний. И на это уходит гораздо меньше времени, чем на операционную рутину.
Иллюзия вторая: автоматизация наводит порядок
У владельцев есть еще такое предубеждение: «Давайте пригласим специалистов по автоматизации бизнес-процессов, и я смогу через программу управленческого учета все контролировать даже из другой точки земного шара». Будучи по профессии программистом и занимаясь в свое время автоматизацией бизнес-процессов, я сталкивался с одной и той же проблемой. Приходишь в компанию, а там хаос в расчете себестоимости и складском учете. Нет системы управления взаимоотношения с клиентами, полный разброд и шатание. И вот собственник ставит задачу создать систему управленческого учета, которая все приведет в порядок. Он видел во мне волшебника, но я-то понимал, что автоматизировать хаос бессмысленно.
Спрашиваю: «Для какой цели нужна система управленческого учета?» Владелец отвечает: «Хочу получать отчеты и знать, что происходит в компании». Когда так говорят, я понимаю, что на самом деле толком не осознают, как анализировать данные в программе управленческого учета. Услышали, что управленческий учет должен быть, что без него сейчас никуда, но не понимают, что это за отчеты, что это за цифры, как на них смотреть и с какой периодичностью.
Сама по себе автоматизация бизнес не упорядочивает. Она нужна для удобства и повышения эффективности работы. На рынке сейчас есть много классных автоматизированных программ, например, CRM-системы для отдела продаж. Но когда начальник отдела продаж пытается освоить этот инструмент без знания воронки продаж, он не может использовать этот инструмент эффективно.
В моей компании начальник отдела продаж внедрил новую CRM буквально за неделю. Загрузил все данные из старой программы, внедрил скрипты, отчеты и прочее. У него получилось, потому что он прекрасно владеет всеми инструментами продаж, и все регламенты в электронном виде уже использовал. Это позволило нам внедрить программу без помощи программистов.
Если владелец не знает какие именно отчеты и документы должны быть в компании и надеется, что это само как то решится с помощью автоматизации — результата не будет.
Условия для перехода на дистанционное управление
Первое, что нужно сделать, – это обучить собственника, на что нужно смотреть и какие показатели необходимы, чтобы влиять на эффективность работы персонала. Собственнику необходимо самому внедрить комплексную систему управления, которая упорядочит деятельность сотрудников. Тем самым она создаст русло, необходимое для движения к целям, и позволит расширяться без непосредственного ежедневного участия владельца в управлении.
Для этого сначала нужно на бумаге описать и систематизировать основные бизнес-процессы. Затем на их основе разработать оптимальную организующую схему компании, с помощью которой можно распределить правильную нагрузку на персонал и разделить функции. Ниже описан маршрут построения системного бизнеса
Система административного ноу-хау:
как разрозненные части бизнеса соединить в одно целое
В своих бизнесах я внедрил комплексную систему управления Hubbard Management System, базовым элементом которой является организующая структура компании. Это схема потока последовательного получения продуктов и связанной с ней системы расположения должностей.
В соответствии с продуктами и должностями организующей структуры разрабатываются показатели, по которым оценивается количество и качество каждого продукта. В отличие от KPI, эти показатели проще. Они привязаны к конечному ожидаемому результату должности. Результат и показатель могут быть описаны не только у продавцов, но и у бухгалтера, уборщицы, секретаря, — абсолютно у любого сотрудника. При определении того, что является показателем, мы опираемся на правило: «Если что-то нельзя измерить, то это нельзя проверить». Если есть продукт, то всегда можно найти способ его измерить, чтобы потом проверить, был ли он произведен в нужном количестве.
Эта система управления включает в себя тактическое и стратегическое планирование.
Тактическое планирование и оперативное управление основаны на программах подразделений. Каждое подразделение пишет программу под конкретные задачи. Например, это может быть программы открытия нового офиса, реорганизации работы склада или автоматизации учета. За программой закреплен ответственный – руководитель этой области. В ней подробно расписаны конкретные действия, а также ответственные за эти действия и сроки выполнения. Ход выполнения программ контролируется еженедельно на специальном Совете. Результаты выполнения программ как шагов стратегического плана доводятся до владельца, который не участвует в этом Совете. Таким образом, возможно контролировать исполнение программ, находясь на расстоянии от компании.
Кроме того, обязательной частью комплексной системы является регламенты финансового планирования, в которых описано, как мы распределяем деньги и кто участвует в планировании. Очень важно, чтобы эта система сначала появилась на бумаге: обычному сотруднику сложнее воспринимать что-то в программе. И только после того, как мы вывесили организующую схему на бумаге, сотрудники ее поняли и приняли, можем начать автоматизацию.
После автоматизации руководители стали быстрее получать и анализировать данные и на их основе принимать управленческие решения. Профессионально занимаясь внедрением систем управления, могу сказать, что 95% усилий тратится на разработку самой системы и только 5% — на автоматизацию.
Держать дистанцию и не терять контроль
На какие показатели должен смотреть собственник при дистанционном управлении? В моих компаниях есть информационный центр – доска с главными показателями основных областей бизнеса. Для меня это пульт управления, своего рода приборная доска в автомобиле, по которой я с уверенностью управляю им в заданном направлении. Именно показатели на доске информационного центра я изучаю каждую неделю, где бы ни находился.
Перечислю некоторые из них: уровень дохода за неделю (размер маржинальной прибыли), размер кредиторской задолженности, сумма активов, объемы производства и заключенных договоров, количество сотрудников в компании и тех из них, у кого показатели растут, а также количество откликов от рекламы.
Как я уже говорил, для сохранения контроля над финансами должно быть введено финансовое планирование – система распределения денег и планирования дохода. И этим должны заниматься руководители подразделений, а не единолично владелец, как это бывает во многих малых компаниях. Иначе собственник останется единственным, кто заботится об источниках доходов и расходов компании.
В моих компаниях руководители проводят Совет по финансовому планированию и затем отправляют мне на одобрение общее решение. Есть компании, где внедрена комплексная система управления, и там есть финансовые директора (кто устанавливает регламенты и контролирует их исполнение). Тогда одобрением решения финансового совета занимается финдиректор. В моей компании на одобрение уходит от 15 минут до часа. Также я дистанционно контролирую шаги стратегии. Проверяю отсутствие просроченных задач.
Идеально, если в автоматизированной системе управления есть возможность отслеживать планы руководителей. Когда видны все недельные планы, можно увидеть, как они расставляют приоритеты, что у них получается, а что требует усиления.
Дистанционно также можно видеть организующую схему — то, насколько заполнены вакансии, какова загруженность персонала.
Если однажды разобраться и внедрить систему, потом на дистанционный контроль будет уходить три-четыре часа в неделю. При таком подходе у собственника есть время на развитие компании, он может заниматься стратегическими функциями, разрабатывать новые продукты, захватывать новые территории, искать новых партнеров.
Как часто проводить совещания на удаленном управлении
Если владелец совмещает функцию директора, то планерки надо проводить ежедневно по утрам. На это обычно уходит примерно 30 минут. И раз в неделю – собрание по подведению итогов прошедшей недели и планирование на неделю. Это занимает 2-3 часа.
Если собственник совмещает функции директора, то на управление может уходить 10-15 часов в неделю. Если директор на пост поставлен, то проводится только координация с директором и на управление уйдет 3-4 часа.
Отмечу еще раз, что делегирование полномочий происходит не за счет автоматизации, а в момент внедрения системы управления. Признаком того, что в компании внедрена система управления, является порядок: когда понятно, кто за что отвечает, есть показатели, пишутся и выполняются планы, руководители получают зарплату от финансового результата компании. Но даже если владелец внедрит систему без автоматизации, он уже решит 90% задач для установления дистанционного контроля.
